Peppol ist das Netz, über das öffentliche Stellen in Europa strukturierte elektronische Rechnungen austauschen. Reinigen Sie für eine Kommune, ein Land, eine Schule oder eine Behörde, muss Ihre Rechnung meist über Peppol eintreffen statt als PDF-Anhang — und eine Rechnung, die dort nicht ankommt, wird nicht bezahlt.
Was ist Peppol genau?
Peppol besteht aus vereinbarten Formaten und einem Netz von Zugangspunkten, die Dokumente untereinander weiterreichen. Ihr System übergibt die Rechnung an einen Zugangspunkt, das System des Auftraggebers holt sie am eigenen ab, und beide Seiten lesen dasselbe strukturierte Format — keine Mail, kein Anhang, niemand tippt Zahlen ab.
Das entscheidende Wort ist strukturiert. Ein PDF ist ein Bild einer Rechnung: Ein Mensch muss es lesen und die Beträge übertragen. Eine Peppol-Rechnung transportiert jeden Betrag, Steuersatz und jede Referenz als Daten, die das System des Auftraggebers direkt verbucht — genau deshalb bestehen große öffentliche Auftraggeber darauf.
Wen trifft die E-Rechnungspflicht?
In Deutschland müssen Lieferanten des Bundes seit 2020 elektronisch fakturieren, meist im Standard XRechnung und häufig über Peppol; die Länder haben eigene Portale und Fristen. Seit Anfang 2025 muss zudem jedes Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen können, die Pflicht zum Versand zwischen Unternehmen wird schrittweise eingeführt.
In Schweden gilt die Pflicht gegenüber der öffentlichen Hand bereits seit 2019. In der Praxis erreicht Sie die Anforderung über den Vertrag: Ausschreibungen nennen Format, Bestellerreferenz und oft eine Bestellnummer — wer das nicht liefern kann, verliert entweder die Ausschreibung oder bezahlt einen Dienstleister für jede einzelne Rechnung.
Was brauchen Sie zum Versand?
Dreierlei: eine Software, die das Format erzeugt, einen Weg ins Netz und die Daten des Auftraggebers. Das Format ist Peppol BIS Billing 3.0 (in Deutschland häufig als XRechnung), der Weg ist ein Zugangspunkt, die Daten sind die Peppol-ID plus die verlangte Referenz.
An dieser Referenz scheitern die meisten Rechnungen. Öffentliche Auftraggeber verlangen regelmäßig eine Bestellnummer oder einen Behördenschlüssel auf jeder Rechnung, und ohne ihn kommt sie zurück, egal wie korrekt der Rest ist. Hinterlegen Sie sie einmal je Objekt, statt sich darauf zu verlassen, dass jemand monatlich daran denkt.
Lohnt sich das für einen kleinen Betrieb?
Öffentliche Aufträge sind stabil, groß und selten verloren — eine Schule oder ein Pflegeheim, werktäglich gereinigt, ist genau die Grundlast, die einen Dienstplan trägt. Die E-Rechnung ist die erste Hürde, und sie ist der Grund, warum viele kleine Anbieter gar nicht erst anbieten.
Ist der Versand in der Software eingebaut, mit der Sie ohnehin fakturieren, verschwindet die Hürde: Der Monatslauf für öffentliche Objekte sieht aus wie der für private, und die Rechnungen kommen in einer Form an, die ohne Rückfrage bezahlt werden kann.
Kurz gefasst
- Peppol transportiert strukturierte Rechnungen zwischen Lieferanten und öffentlichen Auftraggebern
- Der Bund verlangt E-Rechnungen seit 2020, Schweden seit 2019 — B2B folgt schrittweise
- Sie brauchen das Format, einen Zugangspunkt und die Referenzdaten des Auftraggebers
- Fehlende Bestellerreferenzen sind der häufigste Ablehnungsgrund
Häufige Fragen
Ist ein PDF eine E-Rechnung?
Nein. Eine E-Rechnung ist strukturierte Datei, die das System des Auftraggebers direkt liest; ein PDF ist ein Dokument für Menschen. Auftraggeber mit E-Rechnungspflicht lehnen das PDF ab, auch wenn jede Zahl darauf stimmt.
Müssen Sie Peppol selbst beitreten?
Sie brauchen einen Weg ins Netz, was üblicherweise heißt: Ihre Rechnungssoftware versendet über einen Zugangspunkt für Sie. In SweepOS ist dieser Teil eingebaut — Sie hinterlegen die Daten des Auftraggebers und versenden wie gewohnt.
Gilt Peppol auch für Privatkunden?
Für Haushalte ist es nicht vorgeschrieben, und die meisten Privatkunden sind mit einer normalen Rechnung am zufriedensten. Größere Unternehmen nehmen zunehmend ebenfalls E-Rechnungen an, und mehrere EU-Länder weiten die Pflichten auf den Geschäftsverkehr aus.
SweepOS erzeugt die konforme E-Rechnung aus der Arbeit, die Sie ohnehin geplant haben, und versendet sie über Peppol — mit den Referenzen je Objekt hinterlegt. Ein gewonnener öffentlicher Auftrag bedeutet damit keinen zweiten Rechnungsprozess.