Peppol es la red por la que los organismos públicos europeos intercambian facturas electrónicas estructuradas. Si limpias para un ayuntamiento, una administración o un colegio, tu factura suele tener que llegar por Peppol y no como PDF adjunto, y una factura que no pueden recibir es una factura que no se cobra.
¿Qué es Peppol exactamente?
Peppol es un conjunto de formatos acordados y una red de puntos de acceso que se pasan documentos entre sí. Tu sistema entrega la factura a un punto de acceso, el sistema del comprador la recoge del suyo, y ambos extremos leen el mismo formato estructurado: sin correo, sin adjunto, sin nadie tecleando cifras.
La palabra clave es estructurada. Un PDF es una imagen de una factura: alguien tiene que leerla y copiar los importes. Una factura Peppol lleva cada importe, tipo impositivo y referencia como datos que el sistema del comprador contabiliza directamente, y por eso los grandes compradores públicos insisten en ella.
¿A quién obliga?
En España, la factura electrónica es obligatoria con las administraciones públicas desde 2015 a través de FACe, y la ley Crea y Crece la está extendiendo a las operaciones entre empresas. En Suecia, todos los proveedores del sector público facturan electrónicamente desde 2019, y hay reglas equivalentes en toda la UE.
En la práctica el requisito te llega por el contrato. Los pliegos indican el formato, una referencia del comprador y a menudo un número de pedido, y el proveedor que no puede cumplirlo pierde la licitación o paga a un intermediario para enviar cada factura.
¿Qué necesitas para enviar?
Tres cosas: un sistema que genere el formato, una vía hacia la red y los datos del comprador. El formato es Peppol BIS Billing 3.0, la vía es un punto de acceso y los datos son el identificador Peppol más la referencia que te hayan indicado.
Esa referencia es el origen de la mayoría de los rechazos. Los compradores públicos suelen exigir un número de pedido o un código de departamento en cada factura, y sin él la devuelven por muy correcto que esté el resto. Guárdala una vez por emplazamiento en lugar de confiar en que alguien la recuerde cada mes.
¿Merece la pena para una empresa pequeña?
Los contratos públicos son estables, grandes y difíciles de perder: un colegio o una residencia limpiados cada día laborable son justo la base que sostiene un cuadrante. La factura electrónica es la primera barrera y es la razón por la que muchas empresas pequeñas ni se presentan.
Cuando el envío está integrado en el sistema con el que ya facturas, la barrera desaparece: la remesa mensual de los emplazamientos públicos se parece a la de los privados, y las facturas llegan en una forma que el comprador puede pagar sin una llamada.
En resumen
- Peppol transporta facturas estructuradas entre proveedores y compradores públicos
- En España es obligatoria con la administración desde 2015; en Suecia, desde 2019
- Necesitas el formato, un punto de acceso y los datos de referencia del comprador
- La falta de referencia del comprador es el motivo de rechazo más frecuente
Preguntas frecuentes
¿Un PDF es una factura electrónica?
No. Una factura electrónica son datos estructurados que el sistema del comprador lee directamente; un PDF es un documento para personas. Los compradores que exigen factura electrónica rechazan el PDF aunque todas sus cifras sean correctas.
¿Tienes que unirte tú a Peppol?
Necesitas una vía hacia la red, lo que normalmente significa que tu sistema de facturación envía a través de un punto de acceso por ti. En SweepOS esa parte va incluida: introduces los datos del comprador y envías la factura como siempre.
¿Peppol también aplica a clientes particulares?
No es obligatorio para los hogares, y la mayoría de los particulares prefiere una factura normal. Las empresas grandes aceptan cada vez más facturas electrónicas, y varios países de la UE están ampliando las obligaciones al ámbito entre empresas.
SweepOS genera la factura electrónica conforme a partir del trabajo que ya has planificado y la envía por Peppol, con las referencias guardadas por emplazamiento: así, ganar un contrato público no significa montar un segundo proceso de facturación.