Peppol är nätverket som offentliga verksamheter i Europa utbyter strukturerade e-fakturor genom. Städar du åt en kommun, en region, en skola eller en myndighet ska fakturan oftast komma in över Peppol i stället för som en PDF-bilaga — och en faktura de inte kan ta emot är en faktura som inte blir betald.
Vad är Peppol, egentligen?
Peppol är en uppsättning överenskomna format och ett nät av accesspunkter som skickar dokument mellan sig. Ditt system lämnar fakturan till en accesspunkt, köparens system hämtar den från sin, och båda ändar läser samma strukturerade format — inget mejl, ingen bilaga, ingen som knappar in siffror i ett ekonomisystem.
Det viktiga ordet är strukturerad. En PDF är en bild av en faktura: en människa måste läsa den och skriva av beloppen. En Peppol-faktura bär varje belopp, skattesats och referens som data som köparens system bokför direkt, vilket är precis därför stora offentliga köpare kräver den.
Vilka måste skicka e-faktura?
I Sverige har alla leverantörer till offentlig sektor varit skyldiga att skicka elektroniska fakturor sedan 2019 — kommuner, regioner och statliga myndigheter. Liknande regler gäller i hela EU, och flera länder utvidgar dem till fakturering mellan företag de närmaste åren.
I praktiken når kravet dig genom avtalet. Offentliga upphandlingar anger fakturaformat, en beställarreferens och ofta ett ordernummer, och en leverantör som inte kan leva upp till det förlorar antingen upphandlingen eller betalar en förmedlare för att skicka varje faktura för hand.
Vad behöver du innan du kan skicka?
Tre saker: ett system som kan skapa formatet, en väg ut på nätverket och köparens uppgifter. Formatet är Peppol BIS Billing 3.0, vägen är en accesspunkt, uppgifterna är köparens Peppol-id plus den referens de bett dig ange.
Det är referensen de flesta avvisningar handlar om. Offentliga köpare kräver ofta ett beställningsnummer eller en avdelningskod på varje faktura, och en faktura utan den studsar oavsett hur rätt resten är. Spara den per objekt, en gång, i stället för att lita på att någon minns den varje månad.
Är det värt det för ett litet städföretag?
Offentliga avtal är stabila, stora och svåra att tappa — en skola eller ett äldreboende som städas varje vardag är precis den bas som får ett schema att gå ihop. E-fakturakravet är första tröskeln, och det är därför många mindre företag aldrig lämnar anbud.
När sändningen är inbyggd i systemet du fakturerar från försvinner tröskeln: månadskörningen för offentliga objekt ser likadan ut som för privata, och fakturorna kommer in i en form köparen kan betala utan ett telefonsamtal.
Kort version
- Peppol bär strukturerade fakturor mellan leverantörer och offentliga köpare
- Svensk offentlig sektor har krävt elektronisk faktura sedan 2019
- Du behöver formatet, en accesspunkt och köparens referensuppgifter
- Saknad beställarreferens är den vanligaste orsaken till att fakturor avvisas
Vanliga frågor
Är en PDF-faktura en e-faktura?
Nej. En e-faktura är strukturerad data som köparens system läser direkt; en PDF är ett dokument en människa måste läsa. Offentliga köpare som kräver e-faktura avvisar PDF:en även när varje siffra på den stämmer.
Måste du gå med i Peppol själv?
Du behöver en väg ut på nätverket, vilket normalt betyder att ditt faktureringssystem skickar via en accesspunkt åt dig. I SweepOS är den delen inbyggd — du lägger in köparens uppgifter och skickar fakturan som vanligt.
Gäller Peppol även privatkunder?
Det krävs inte för hushåll, och de flesta privatkunder är nöjdast med en vanlig faktura. Större företag tar i allt högre grad emot e-fakturor också, och flera EU-länder utvidgar kraven till fakturering mellan företag.
SweepOS bygger den godkända e-fakturan utifrån arbetet du redan schemalagt och skickar den över Peppol, med köparens referenser sparade per objekt — så att ett vunnet offentligt avtal inte betyder ytterligare en faktureringsprocess.